Kebanyakan orang sudah paham betul bagaimana harus bersikap dalam pertemuan tatap muka, baik itu berdiskusi dengan relasi bisnis, berkumpul dalam sebuah kelas, maupun saat menghadiri sebuah acara. Sayangnya, etika dalam hal pertemuan virtual masih banyak diabaikan oleh orang-orang. Bahkan, tak sedikit pun yang kurang paham bagaimana etika dalam online meeting yang sepatutnya.
Salah bersikap dalam online meeting bisa memberi dampak yang buruk, sama halnya seperti bila Anda bertingkah laku buruk dalam sebuah pertemuan langsung. Baik itu mengikuti kelas online, janji kelas dengan relasi bisnis, atau berpartisipasi dalam webinar, etikanya kurang lebih tetap sama. Berikut adalah beberapa contohnya:
Tepat Waktu
Pastikan Anda sudah on cam tidak lebih dari jam yang dijadwalkan. Sikap tepat waktu menunjukkan bahwa Anda dapat dipercaya serta menghargai waktu orang lain. Pertemuan online seharusnya lebih memudahkan bagi Anda untuk tidak terlambat karena Anda tidak perlu melakukan perjalanan, apalagi terjebak macet.
Terlambat untuk online, walau hanya satu menit, sudah merupakan hal yang kurang sopan. Untuk itu, Anda harus meminta maaf, bahkan jika Anda memiliki hierarki yang lebih tinggi atau superioritas dari orang yang Anda temui pada meeting online tersebut.
Penampilan yang Pantas
Meski Anda di dalam rumah, Anda tetap perlu berpenampilan selayaknya meeting fisik. Misalkan itu dalam suasana kelas, berarti murid wajib mengenakan seragam rapi. Jika Anda meeting dengan relasi bisnis, pastikan Anda mengenakan setelan kemeja yang rapi.
Banyak orang yang menyepelekan faktor ini sehingga hanya mengenakan atasan rapi dengan celana tetap santai. Ini adalah ide yang buruk, terutama jika Anda berada dalam sebuah meeting online yang serius, misalnya konsultasi dengan dosen, diskusi bisnis, atau wawancara kerja. Jika sampai terlihat penampilan lengkap Anda yang tidak rapi, efeknya bisa benar-benar serius.
Posisi
Idealnya, ada perlu duduk tegak saat menjalani virtual kelas. Atur kamera agar kepala dan pundak Anda terlihat di layar dengan posisi center, sehingga orang lain dapat melihat Anda secara optimal. Jika Anda perlu berdiri untuk mempresentasikan sesuatu, aturlah apakah Anda perlu terlihat sebatas pinggang saja atau perlu sampai bawah.
Hindari duduk dengan posisi santai seperti rebahan atau mengangkat kaki karena terlihat sangat tidak sopan. Jangan lupa, atur juga supaya pencahayaan ruangan agar wajah Anda terlihat dengan baik pada layar.
Background Juga Harus Pantas
Penampilan yang pantas tidak hanya sekedar pakaian dan kerapian fisik. Namun, background yang terlihat pada layar juga harus diperhatikan, terutama bila meeting tersebut bersifat professional. Meski berada di dalam rumah, hindari memperlihatkan barang-barang atau perabot yang terkesan kurang professional, misalnya seperti jemuran pakaian, tumpukan barang, dan sebagainya. Paling aman dan mudah adalah melakukan online dengan latar tembok yang polos.
Menyalakan Kamera
Penting atau tidaknya menyalakan kamera tergantung dari jenis meeting yang dijalani. Untuk sebuah diskusi bisnis atau wawancara kerja, menyalakan kamera adalah keharusan demi menunjukkan kesopanan dan respek. Namun untuk webinar atau kelas online, aturan menyalakan kamera bisa berbeda-beda.
Pada dasarnya, orang akan merasa lebih nyaman bila melihat lawan bicaranya. Untuk itu, meskipun tidak wajib menyalakan kamera, akan lebih sopan jika Anda tetap melakukannya.
Matikan Mikrofon
Memotong pembicaraan orang lain adalah hal yang tidak sopan. Oleh sebab itu, menjaga mikrofon tetap dalam kondisi off saat bukan giliran Anda berbicara adalah salah satu etika dalam meeting online yang wajib menjadi perhatian Anda.
Mematikan mikrofon bukan hanya supaya Anda tidak menyela pembicaraannya, namun juga untuk mencegah faktor suara dari sekitar Anda untuk ikut terdengar dalam acara virtual yang sedang Anda hadiri tersebut.
Hindari Multitasking
Berada di rumah memang berarti Anda bisa melakukan banyak hal. Namun, jangan lakukan semua itu ketika sedang menemui orang lain secara virtual dalam situasi professional. Multitasking mungkin membuat Anda lebih produktif. Namun, hal itu menjadikan Anda kurang fokus pada meeting tersebut. Hal ini akan mengesankan Anda tidak serius untuk menjalani pertemuan tersebut.
Bila Anda sedang menjalani webinar dimana menyalakan kamera bukanlah suatu keharusan, maka Anda boleh menyambinya dengan kegiatan lain. Namun, pastikan kamera dan mikrofon Anda dalam keadaan mati saat melakukannya. Jika Anda perlu menyalakannya kembali, pastikan Anda sudah dalam keadaan duduk rapi kembali terlebih dahulu.
Permisi untuk Meninggalkan Tempat
Dalam pertemuan tatap muka langsung, Anda tidak akan langsung pergi begitu saja jika perlu ambil air minum atau ke toilet. Pastinya, Anda akan minta izin atau permisi terlebih dahulu. Hal ini juga merupakan etika dalam meeting online.
Meski berada di rumah membuat Anda merasa bebas, bukan berarti Anda bisa langsung pergi seenaknya. Beranjak dari layar, walau hanya sebentar, sebaiknya tidak dilakukan diam-diam. Jika masih ada orang yang sedang berbicara, maka katakanlah permisi melalui fitur chat agar tidak perlu menyela.
Fleksibilitas yang tinggi telah membuat banyak orang menyepelekan pentingnya menjaga etika dalam meeting online. Padahal, pertemuan secara daring maupun luring tidaklah jauh berbeda. Mengingat tren pertemuan dan event virtual yang agaknya akan terus berlanjut meski pandemi telah usai, ada baiknya Anda mulai membenahi sikap Anda saat menjalani acara seperti itu.
